Häufig gestellte Fragen
Wir sind bemüht hier im FAQ-Bereich die Themen abzubilden und die Fragen zu beantworten, die euch als Bechäftigte der Universität Hamburg umtreiben. Änderungsvorschläge sind herzlichen willkommen und können in der Feedback-Box unten auf dieser Seite abgegeben werden.
Verhalten bei Arbeitsunfähigkeit
Darf die Dienststelle fordern, dass ich meine AU bereits am ersten Tag vorlege?
Ja, die Dienststelle ist in begründeten Ausnahmefällen berechtigt bereits zu einem früheren Zeitpunkt (z. B. ab dem ersten Tag der Erkrankung) ein ärztliches Attest (AU=Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) zu verlangen. Hierfür muss es entsprechende Gründe geben, die unter anderem in der Person des Beschäftigten liegen können. Die vorgesetzte Person kann dies bei der Dienststelle beantragen.
Arbeitszeiten und -erfassung
Was sind meine Arbeitszeiten?
Grundsätzlich gibt es einen Arbeitszeitrahmen von 6 bis 20 Uhr mit einer Kernarbeitszeit von 9 bis 15 Uhr (freitags 9-14 Uhr). Abweichend davon kann es für einzelne Beschäftigte individuelle Dienstzeitfestsetzungen oder Dienstpläne geben, die andere Arbeitszeiten festlegen. Durch die Bildung von Organisationseinheiten mit Funktionszeiten kann es zusätzliche Veränderungen (z.B. Wegfall einer Kernzeit) geben, die sich aus der DV Flexibilisierung der Arbeitszeit ergeben.
Muss ich meine Arbeitszeiten erfassen?
Ja. Jede beschäftigte Person ist verpflichtet seine Arbeitszeiten nach Vorgabe der Dienststelle zu dokumentieren. Hierfür bietet die Dienststelle die Stempelkarte und die Excel-Tabelle an.
Darf die mir vorgesetzte Person meine Stempelkarte einsehen?
Ja. Nach Aufforderung ist die Dokumentation der Arbeitszeiten (auf der Stempelkarte oder in der Excel-Tabelle) der Führungskraft vorzulegen. Die stichprobenweisen Kontrollen der Zeitwertkarten sind Bestandteil der Dienstaufsicht durch die vorgesetzten Personen, es empfiehlt sich eine Kontrolle in regelmäßigen Abständen. Die Beschäftigten haben die Zeitwertkarten bis zur jeweiligen nächsten Kontrolle aufzubewahren.
Auswahlverfahren
Muss ich als bereits an der Uni beschäftigte Person eingeladen werden?
Nein, es besteht kein Anspruch auf eine Einladung. Im Rahmen der Bestenauslese wird bei allen Bewerber:innen entsprechend des Qualifikationsprofils entschieden, wer zu einem Auswahlgespräch eingeladen wird. Diese Dokumentation ist von der Führungskraft in der Auswahlmatrix vorzunehmen.
Fragen aus dem Bereich DV Flexibilisierung der Arbeitszeit
Im Folgenden haben wir Fragen und Antworten zur Umsetzung der DV über die Flexibilisierung der Arbeitszeit und die Einführung von Funktionszeiten an der Universität Hamburg für euch zusammengefasst, die die TVPR-Mitglieder zusammen ausgearbeitet haben. Die angegebenen Paragrafen stammen aus der Dienstvereinbarung.
Da uns nicht sehr viele Beratungsfälle zu diesen Themen erreichen, gehen wir davon aus, dass es für die meisten Beschäftigten zu keiner großen Veränderung gekommen ist, oder wenn doch, dass diese ebenfalls in Ordnung für euch geht. Solltet ihr Unterstützung von uns benötigen, könnt ihr euch gerne an uns wenden.
Muss eine OE gebildet werden?
Ja. (§6 Abs. 1)
Muss eine OE aus 5 VZÄ bestehen?
Nein. (§6 Abs. 2) Um die vorgesehene Funktionszeit realisieren zu können, sollten es mind. 5 VZÄ sein. Aber es können auch mehr oder weniger als 5 VZÄ eine OE bilden. Und man kann statt Funktionszeiten auch Kernzeiten festlegen. Auch eine Verkürzung oder Verschiebung der Funktionszeit und/oder Kernzeit ist möglich.
5 VZÄ bedeutet nicht gleich 5 Leute. 5 VZÄ können beispielsweise auch 10 Teilzeitangestellte (mit je 50%) sein.
Ist die Funktionszeit meine neue Arbeitszeit/Kernzeit?
Nein. Die Funktionszeit ist optimalerweise unter den Angestellten in der OE aufzuteilen. Jeder darf nur 2/3 seiner Arbeitszeit in der Funktionszeit verbringen: Es ist zu unterscheiden zwischen „Sicherung der Funktionszeit“ und Arbeiten innerhalb des Zeitrahmens der Funktionszeit. Man darf nur mit 2/3 seiner Arbeitszeit „verhaftet“ werden zur Sicherung der Funktionszeit. Aber man kann natürlich die restlichen 1/3 (oder mehr) seiner Arbeitszeit innerhalb des Arbeitszeitrahmens legen wie man möchte.
Kann man Funktionszeiten und Kernzeiten kombinieren?
Organisationseinheiten sollten sich überlegen, zu welchen Zeiten sie ihre Erreichbarkeit sicherstellen möchten und mit welchen Möglichkeiten sie dies erreichen wollen. Es bieten sich eine Menge Möglichkeiten, wenn die Standard-Funktionszeit nicht passt (Verkürzung, Verschiebung, Verlängerung). Statt Funktionszeiten kann man zudem Kernzeiten wählen. Oder eine Kombination aus Funktions- und Kernarbeitszeiten.
Müssen alle Angestellten innerhalb einer OE gleiche fachliche Auskünfte geben können?
Nein.
Wo ist dann die Sinnhaftigkeit der Erreichbarkeit, wenn keiner Anliegen fachlich beantworten?
Es geht darum, ein Anliegen loswerden zu können, nicht darum, es gelöst zu bekommen. Hier steht der Servicegedanke im Vordergrund, dass niemand telefonisch ins Leere läuft oder vor verschlossenen Türen steht. Es soll eine gewisse Kultur damit etabliert werden. Es ist dabei zu bedenken, dass die Vorgaben von der FHH kommen, dieses Modell für typische Verwaltungseinheiten geschaffen wurde und damit nicht in jedem Berufsfeld genauso umgesetzt werden kann.
Der Kosmos Universität Hamburg lässt sich mit der starren 93er-Vereinbarung hier nicht abbilden. Am ehestens lässt sich diese DV auf die Präsidialverwaltung und die Dekanats- und Fachbereichsverwaltungen anwenden.
Was bedeutet genau Erreichbarkeit?
Im Idealfall ist man persönlich erreichbar, d.h. aber nicht, dass jemand nicht in Meetings gehen oder andere Tätigkeiten seiner Arbeit weiterhin erledigen kann. In solchen Fällen kann man den Anrufbeantworter einschalten.
Warum wird die DV bei einigen Leuten so negativ belegt?
Wahrscheinlich stellt die Organisation eine Herausforderung dar oder der Unwille zur Veränderung. Es sind sich viele Gedanken zu machen. Wie groß wird die OE? Welche Funktionszeit passt? Nehmen wir doch eine Kernzeit? Die Angestellten innerhalb einer OE müssen organisiert werden, wer arbeitet wann. Das Gerüst aufzustellen kostet erst mal viel Zeit. Und wahrscheinlich sind die Möglichkeiten, die diese DV hergibt, auch nicht allen bekannt.
Für einige Bereiche scheint es schwierig zu sein mit 5 VZÄ die Funktionszeit abdecken zu können, auch im Hinblick auf die vielen Teilzeitbeschäftigten, die es (innerhalb der 5 VZÄ) geben kann.
- Es müssen nicht nur 5 VZÄ sein, man kann die OE auch größer machen.
- Es muss nicht die vorgeschlagene (Standard-)Funktionszeit gewählt werden. Man kann die Funktionszeit auch verkürzen oder verschieben. Auch so lässt sich auf die festgelegten Arbeitszeiten der Teilzeitangestellten eingehen.
- Man kann auch auf eine Funktionszeit verzichten und wählt Kernzeit.
Die vorgesetzten Personen haben von der Dienststelle Dateien zugeschickt bekommen, in denen sie ihre OEs eintragen und entsprechende Funktions- und Kernzeiten eintragen können. Was ist dort mit „abweichenden Kernarbeits- und Funktionszeiten gemei
Einzelne Organisationseinheiten können aus dienstlichen Gründen und zur Gewährung ihrer Funktionalität von der üblichen Funktionszeit abweichen. Hierbei kann eine verkürzte, verlängerte oder zeitlich verschobene Funktionszeit oder eine sinnvolle Kombination aus diesen möglich sein. Ebenso kann es Organisationseinheiten geben, die gänzlich von der Funktionszeit ausgenommen sind. Auch kurzfristige abweichende Regelungen, um z.B. kurzfristige und vorübergehende Bedarfe abzudecken, können für einen Zeitraum von maximal vier Wochen getroffen werden. Anstatt Funktionszeiten können auch Kernzeiten gewählt werden: Hierbei kann die „Standard“-Kernzeit oder eine verschobene oder verkürzte oder verlängerte Kernzeit gewählt werden, oder eine sinnvolle Kombination aus diesen. Ebenso können Kernzeiten zur Realisierung von Funktionszeiten eingerichtet werden.
Gibt es weiterhin Dienstpläne?
Ja. Bisher geltende Dienstpläne bleiben unberührt. Und es können auch weiterhin neue Dienstpläne aufgestellt werden. Mit einem Dienstplan kann auch geregelt werden, wer aus der OE wann arbeitet, um die Erreichbarkeit innerhalb der Funktionszeit sicherzustellen.
Verlieren die Dienstzeitfestsetzungen für Teilzeitkräfte ihre Gültigkeit?
Nein. Bereits getroffene schriftliche Vereinbarungen zur Arbeitszeit haben auch weiterhin Gültigkeit und können auch weiterhin getroffen werden. „Abweichend von der DV Flex sowie der Verwaltungsanordnung [...] und Arbeitszeitverordnung [...] muss bei nicht wissenschaftlichen Teilzeitbeschäftigten eine Dienstzeit festgesetzt werden.“ (Quelle: https://www.kus.uni-hamburg.de/themen/personalservice/rund-um-beschaeftigung/dienst-arbeitszeit/teilzeit.html)
Kriegen Teilzeitbeschäftigte jetzt neue Arbeitszeiten?
Die Dienstzeitfestsetzungen von Teilzeitbeschäftigten gelten weiterhin. Eine Veränderung gibt es lediglich beim Arbeitszeitrahmen, wenn dieser vorher auf 6:30-19 Uhr angegeben war, dann gilt automatisch auch ohne neue Vereinbarung ab jetzt 6-20 Uhr.
Wo ist geregelt, dass Teilzeitbeschäftigte weiterhin eine Dienstzeitfestsetzung vornehmen müssen?
Die Dienststelle ist aufgrund der Durchführungshinweise für die 93er-Vereinbarung zur Funktionszeit („Durchführungshinweise zur Vereinbarung zur Neuregelung der Gleitzeit“, Juni 2010) dazu verpflichtet für Teilzeitbeschäftigte eine Dienstzeitfestsetzung durchzuführen: Zu §8 „[…] bei Teilzeitbeschäftigung. In diesen Fällen ist die tägliche Sollzeit individuell festzulegen.“
Wie erfolgt die Zeiterfassung?
Die Arbeitszeit ist nach wie vor von jeder angestellten Person selbstständig mit analoger oder digitaler Stempelkarte zu erfassen (§9). Wer analog stempelt und um 6 Uhr anfangen möchte, muss die Zeit per Hand auf der Stempelkarte eintragen.
Wo ist der Personalrat in der Mitbestimmung?
Wir kriegen nicht die Information, welche angestellte Person zu welcher OE gehört oder zu welchen Zeiten eine angestellte Person zur Sicherstellung der Funktionszeit eingeteilt wurde.
Es gibt für die Bereiche viele Möglichkeiten zur kreativen Ausgestaltung und nicht bei allen haben wir ein Mitbestimmungsrecht.
- Wir haben ein Recht auf Erörterung und Stellungnahme innerhalb einer Frist von 1 Woche: bei zeitlich verschobener Funktionszeit (gleicher Stundenumfang wie Standard-Funktionszeit nur zeitlich verschoben) oder erweiterter Funktionszeit (d.h. mehr Stundenumfang).
- Wir haben Mitbestimmungs- und Beteiligungsrechte bei Kernzeiten, die über den zeitlichen Umfang, der bisher gültigen Kernzeit hinausgehen.
- Wir haben Mitbestimmungs- und Beteiligungsrechte bei Arbeitszeiten, die außerhalb von 6-20 Uhr liegen.
Wo finde ich die FAQ der Dienststelle zur DV-Flex im KUS-Portal?
Wo finde ich die Dienstvereinbarung?
Im KUS-Portal: https://www.fid.uni-hamburg.de/intern/dv-arbeitszeit.pdf
Wer legt eigentlich fest, wann die einzelnen Angestellten einer OE innerhalb der Funktionszeit (für die Sicherstellung der Erreichbarkeit) arbeiten?
Die DV sieht dafür in §5 Abs. 2 vor, dass die vorgesetzte Person in Abstimmung mit den Mitgliedern ihrer Organisationseinheit festlegt, wie die Funktionszeiten realisiert werden. Dabei sind auch persönliche und familiäre Belange sowie Teilzeitbeschäftigungen und eine vorliegende Schwerbehinderung oder Gleichstellung zu berücksichtigen. Im Idealfall ergibt sich ein Ergebnis demnach aus einem Gespräch und einer Einigung der OE-Mitglieder untereinander, unter Berücksichtigung aller Belange.
Kann keine für alle Seiten akzeptable Lösung erreicht werden, ist das der Personalabteilung zu melden. Die DV sieht bei einer Nicht-Einigung eine Art Konfliktstelle vor (§5 Abs. 3): das Schiedsgremium. An diesem Schiedsgremium beteiligen sich auch die Interessenvertretungen und unterbreiten Lösungsvorschläge. Letztendlich entscheidet jedoch die Dienststelle. Der Personalrat hat kein spezielles Mitbestimmungsrecht in diesen Konfliktfällen.